Sage New Classic DMS

Das Modul DMS (Dokumenten-Management-System) deckt die wesentlichen Anforderungen kleiner und mittlerer Unternehmen an eine elektronische Archivierungslösung ab. Dieses digitale Archiv dient als zentrale Plattform für unternehmensweites Informationsund Wissensmanagement. SNC DMS unterstützt effizientere Ablage- und Suchprozesse im gesamten Unternehmen. Dank der tiefen Integration in die Module Rechnungswesen, Warenwirtschaft und Produktion steht es an jedem SNC Arbeitsplatz zur Verfügung. Über den Client "Smart Start" können auch PC-Arbeitsplätze eingebunden werden, die nicht mit der SNC arbeiten. Das Modul DMS orientiert sich am Grundsatz "Einfachheit statt Komplexität". Dieser findet u.a. seine Umsetzung in einer unkomplizierten und schnellen Inbetriebnahme. Zwischen Installation und Archivierung erster Dokumente liegt oft nur eine Stunde Zeit. Und unmittelbar danach kann jeder dazu berechtigte Mitarbeiter jedes Dokument leicht, schnell und vollständig wieder auffinden.

Warum sich DMS für Sie lohnt!

Warum DMS nicht nur für Großunternehmen wichtig ist.

Grundlagen

  • Zentrale Archivierung mit MSSQL-Server (Express) *
  • DMS-Funktionalität für jeden SNC Client in der DMS-Basislizenz enthalten
  • Vordefinierte Archivstruktur mit 21 verschiedenen ERP-Dokumentarten – max. 30 möglich
  • Anpassbare Verschlagwortung (Indizierung) für jede Dokumentenart
  • Ein Archiv pro Mandant oder ein Archiv für mehrere Mandanten gemeinsam nutzbar
  • Eingangsverzeichnis/Postkorb einstellbar
  • Automatische Anmeldung am Modul DMS über den SNC Benutzer (Single Sign-on)
  • Zugriff auf Dokumente über ausgefeilte Rechteverwaltung steuerbar
  • Versionierung der Dokumente
  • Verwaltung von Aufbewahrungs- und Vernichtungsfristen

Archivierung

  • Übergabe ins Archiv per PDFAusdruck im Hintergrund
  • Automatische Archivierung von Einkaufs- und Verkaufsbelegen im Modul Warenwirtschaft bei jedem Druck
  • Automatische Archivierung von Produktionsaufträgen im Modul Produktion bei jedem Druck
  • Automatische Verschlagwortung von über 20 möglichen Indizes mit den ERP-Daten im jeweiligen Kontext
  • Kontextbezogene Archivierung externer Dokumente, die nicht aus der SNC stammen, mit automatisch vorgeschlagener Indizierung (in Buchungs- und Kostenerfassung, Kunden-, Lieferanten-, Artikel- und Produktionsstücklisten-Stammdaten)
  • Kontextunabhängige Archivierung externer Dokumente mit manueller Indizierung (z.B. E-Mails)
  • Automatische Volltext-Verschlagwortung der archivierten Dokumente im Hintergrund auf dem DMS-Server
  • Manuelle Auswahl der Fremdbelege im digitalen Eingangsverzeichnis/Postkorb
  • Mehrfachauswahl im Eingangsverzeichnis/Postkorb
  • Anzeige der technischen Dokumenteigenschaften vor der Archivierung
  • Dokumentenablage per Maus-Klick (Drop Zone Funktionalität)

Datensuche und Anzeige

  • Aufruf von DMS an beliebiger Stelle in der Sage New Classic möglich
  • Kontextunabhängige, freie Suche über Indizes und Volltext
  • Kontextbezogene Suche mit Vorbelegung der Indizes
  • Schnellanzeige der Dokumente im Kontext eines ERP-Datensatzes über eine Trefferliste
  • Wildcard-Suche möglich
  • Integrierte Dokumentanzeige mit rotierender Dokumentdarstellung, Zoom- und Blätterfunktion
  • Dokumentanzeige unterstützt alle gängigen Datei-Formate (PDF, Word, EXCEL, E-Mail usw.)
  • Anzeige der Indizes zu einem Dokument auf einen Blick

Sonstige Funktionen

  • Migration aller bereits mit Stammdaten und Vorgängen verknüpften Dokumente in das DMS mit nachträglicher Verschlagwortung

Zusatzpaket Externer Client "Smart Start"

  • Lösung für Arbeitsplätze ohne direkten Zugang zur Sage New Classic
  • Archivierung mit manueller Indizierung gemäß ausgewählter SNC-Dokumentart
  • Integration in MS-Word für direkte Archivierung mit "Speichern Unter"-Funktion und manueller Indizierung
  • Recherche und Anzeige aller archivierten Belege
  • Recherche von Informationen auch direkt in MS-Word
  • Bearbeitungsmöglichkeit archivierter Fremdbelege und Versionierung
  • Wiedervorlagefunktion
  • Hinterlegung von Haftnotizen
  • Basis-Workflowfunktion für einfache Verteilprozesse

Erweiterungsmöglichkeiten außerhalb des Sage DMS-Angebotes **

  • Integration von Groupware-Systemen (z.B. MS-Outlook, Tobit David usw.)
  • Mobiler Zugriff auf DMS
  • Automatisierte Eingangspostverarbeitung
* Die Systemvoraussetzungen für SNC DMS sind in einem separaten Dokument beschrieben.
** nur von autorisierten Sage DMS-Business Partnern zu beziehen.
Snc Dms

Bei Eigenbelegen werden die meisten Schlagworte automatisch aus
dem Kontext ermittelt

Sage Dms 01

Trefferliste der im DMS gefundenen Dokumente

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